Especialmente nos encerramentos de ano é essencial cumprir com os procedimentos contábeis e fiscais corretos e em conformidade com os Padrões de Contabilidade alinhados com, no caso do Brasil, as normas brasileiras, os CPCs que são uma adaptação do IFRS para nosso país.
Hoje os CPCs estão vigendo mas me recordo de ter praticado nas multinacionais por onde passei procedimentos que não mudam muita coisa em relação ao que os CPC exigem.
Neste momento as empresas já deveriam ter providenciado e divulgado um check list com todos os requisitos necessários ao fechamento do ano de 2019.
Vou comentar brevemente o que deve estar nesse checklist sem esgotar todas necessidades advindas de um fechamento de ano.
Então segue uma breve lista de ações e providencias a serem consideradas nos fechamentos de balanços.
1- Adiantamentos - Fazer um pente fino em todas as pendências de adiantamentos. Todos que recebem adiantamentos devem prestar conta com agilidade. Pendências antigas e falta de reconciliações não são aceitáveis. Adiantamentos que passam de um ano para outro devem ser circularizados e confirmados.
2- Contas de Caixa, Bancos e Aplicações. Todas as contas devem estar conciliadas e contabilizadas adequadamente.
3- Estoques. Essa conta é uma das maiores fontes de problema. Os estoques devem estar conciliados e os valores e quantidades reportados devem ter alto grau de acurácia. Inventário geral ou rotativo devem atestar a qualidade dos números reportados. Provisões para estoques obsoletos devem ser formadas para item sem expectativa de uso.
No caso de importação de produtos providencie para que mercadorias em trânsito sejam adequadamente contabilizados.
Vejam que a regra para valorização dos estoques é o custo histórico ou valor de realização do produto. Por isso, empresas devem ajustar seus estoques sempre que io valor de realização líquido for menor do que os custos dos estoques.
Transcrevo parte do IFRS 2 que estabece os procedimentos para a contabilidade dos estoques
" Como regra geral, os estoques devem ser mensurados ao menor valor entre os custos e o valor realizavel liquido.Excluem-se dessa regra os produtos agrícolas,os quais,conforme a IAS 41, devem ser mensurados ao valor justo no momento da colheita menos os custos de venda esperados. Os ganhos ou perdas originados dos ajustes ao valor justo são incluidos no resultado do periodo e o uso do valor justo é interrompido logo após a colheita. "
4- Contas a Receber - Atualizar a PDD e reconciliar esse grupo de contas de forma a assegurar reporte correto. Nas multinacionais e em boa empresas nacionais fazemos um relatório de "aging" que consiste em mostrar o Contas a Receber por idade ou tempo de vencimento. Circularizações também são essenciais.
segue um link de leitura recomendada
Métricas do Contas a Pagar / Contas a Receber e Estoques
5- Imobilizados devem estar conciliados. Controles físico devem assegurar que estoques estejam reportados corretamente nos centros de custos devidos. Vejam o CPC referente aos estoques que estabelece como forma de valorização
Controladoria - Boas Práticas nos Ativos Fixos.
7- Fornecedores
Fornecedores são contrapartida de muitas contas mas principalmente dos estoques e despesas. É importante que esse grupo esteja contabilizado e que os valores pendentes na virada do ano, sejam reconciliados. Nos casos mais relevantes deve ser efetuada uma circularização, que implica em confirmar com o fornecedor a existência da conta a pagar reportada. Valores em moeda estrangeira deverão ser atualizados e o aumento o diminuição por conta do câmbio irá ser refletido em conta de variação cambial.
8- Provisões
Esse grupo de Contas deverá analisado com muito critério e provisões necessárias deverão ser formadas.
Temos as provisões trabalhistas como Ferias e 13.o Salário que deverão estar reconhecidas segundo o regime de competência.
Mas existem também uma serie de custos e despesas que devem ser provisionados sempre que a documentação oficial desses itens ainda não tiverem sido recebidos. São valores cuja observação regime de competência requer que se provisionem diversos itens. A seguir comento a respeito dos principais elementos que devem ser provisionados caso o serviço prestado ou mercadoria fornecida já tenham ocorrido.
8.1 - Provisões para Contingências.
Existem uma serie de Contingencias que devem ser avaliadas uma a uma e no caso de serem classificadas por advogados como de Provável ocorrência, devem ser provisionadas em 100% do valor no momento em que forem identificadas.
Quais são as contingências a analisar para provisionar ou não:
São reclamações trabalhistas, outros processos discutidos em juízo que possam gerar perdas futuras,, multas sendo discutidas na esfera administrativa e obrigações diversas garantidas por contrato ou por praticas suportadas por jurisprudência existente.
Existem empresas que provisionam indenizações com representantes. Já outras empresas não fazem nenhuma provisão. Recomendo que discutam com suas auditorias eventuais necessidades de efetuarem provisões.
9- Revisão Tributária
Considero que a auditoria usual contratada não seja suficiente devendo as empresas contratarem especialista tributário para fazer uma revisão sobre as práticas tributárias e validar ou propor as correções devidas.
10- Reconhecimento das Receitas
As normas contábeis consideram que as Receitas podem ser reconhecidas quando há a transmissão da posse das Mercadorias Vendidas. Então é necessário muito cuidado pois é prática frequente que as empresas faturem mercadorias nos últimos dias do ano e não entreguem essas mercadorias dentro do ano.
Para reconhecimento da venda há exigência diferente de Vendas FOB ou CIF. Enquanto na venda FOB a transferência da posse ocorre com a retirado do produto pela transportadora do comprador, a venda CIF somente se concretiza com a entrega e recebimento no depósito do cliente.
11- Custos e Despesas
O regime de competência deve ser assegurado. Gastos com fretes e comissões sobre vendas são contas em que muitas empresas acabam praticando erroneamente o regime de Caixa. Então deve-se levantar todas as Vendas cujos serviços de fretes e comissões não tenham sido contabilizados. Os valores identificados devem ser provisionados. A não observância desse procedimento deixa seu fechamento errado.
Diversas despesas podem ter as notas ou contas recebidas somente no mês seguinte. mas é importante que gastos como energia elétrica e de água sejam provisionados de forma a assegurar o regime de competência.
12- Estoques em Poder de Terceiros
Deixei esse grupo separado dos estoques por se tratar de item onde encontramos grandes divergências frequentes. Empresas que mantêm estoques em poder de terceiros tem obrigação de contabilizá-los corretamente e de confirmar que os valores reportados correspondem rigidamente à realidade.
13- Outro itens em poder de terceiros
Itens como Moldes, Modelos, Itens em consignação e até ativos diversos da empresa em poder de funcionários deve ser amplamente analisados de forma a assegurar que os dados contabilizados estejam corretos.
Assegurar que estejam reconciliadas e com os CPCs atendidos.
Nos próximos dias incluirei itens do Passivo e do DRE.
Mas independentemente da conclusão desta postagem fica a pergunta para a sua empresa:
Como estão na sua empresa os Procedimentos para encerramento de Balanço Anual. ?
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A importância de uma Controladoria forte
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